PENGADAAN PEGAWAI

PENGADAAN PEGAWAI

A.    Pengertian Pengadaan.

Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penenpatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya perusahaan.

Karyawan adalah aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status, dan latar pendidikan, usia, dan jenis kelamin yang heterogen yang dibawa kedalam organisasi perusahaan. Karyawan yang cakap mampu dan terampil, belum menjamin produktivitas yang kerja yang baik, kalau moral kerja dan kedisiplinannya rendah. Mereka baru bermanfaat dan mendukung terwujudnya tujuan perusahaan jika mereka berkeinginan tinggi untuk berprestasi. Karyawan yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya.

Kualitas dan kuantitas karyawan harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan, supaya efektif dan efisien menunjang tercapainya tujuan. Penempatan tenaga kerja juga harus tetap sesuai dengan keinginan dan keterampilannya. Dengan demikian, gairah kerja dan kedisiplinannya akan lebih baik serta efektif menunjang terwujudnya tujuan perusahaan.

Berdasarkan uraian diatas, kita mendapatkan gambaran bagaimana pentingnya pengadaan karyawan. Pengadaan karyawan merupakan langkah pertama dan yang mencerminkan berhasil tidaknya suatu perusahaan mencapai tujuannya. Jika karyawan yang diterima kompeten, maka usaha untuk mewujudkan tujuan relatif mudah. Sebaliknya, apabila karyawan yang diperoleh kurang memenuhi syarat, sulit bagi perusahaan mencapai tujuannya.

B.     Proses atau Langkah-Langkah Pengadaan atau Perekrutan Karyawan.

Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja.

Peramalan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat dikerjakan. Peramalan kebutuhan tenaga kerja ini harus didasarkan kepada informasi faktor internal dan faktor eksternal perusahaan. Faktor internal dan eksternal perusahaan adalah sebagai berikut :

a.       Jumlah Produksi.

Bahwa jumlah produksi yang akan dihasilkan menentukan banyaknya karyawan yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Semakin banyak produksi yang di hasilkan semakin banyak pula karyawan dibutuhkan/ditarik.

b.      Ramalan-Ramalan Usaha.

Hal ini meliputi perkiraan mengenai situasi perekonomian, siklus usaha yang menyangkut ketidakpastian yang akan datang baik jangka pendek maupun jangka panjang.

c.       Perluasan Perusahaan.

Perencanaan tenaga kerja dipengaruhi jaga oleh rencana perluasan perusahaan pada masa yang akan datang. Jika perusahaan akan diperbesar maka penarikan tenaga kerja akan semakin banyak pula.

d.      Perkembangan Teknologi.

Perkembangan teknologi juga akan mempengaruhi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan suatu perusahaan. Perusahaan yang menggunakan alat-alat canggih, maka jumlah tenaga kerja sedikit, hal inilah yang harus diperhitungkan agar dikemudian hari jangan terjadi PHK.

e.       Pasaran Tenaga Kerja.

Pasaran tenaga kerja hendaknya diperhatikan, karena jika penawaran lebih besar dari permintaan maka tingkat upah akan cenderung rendah.

f.       Perencanaan Karier Karyawan.

Kemungkinan promosi dikemudian hari ikut mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja. Jika promosi akan dilakukan dikemudian hari, calon karyawan yang dibutuhkan harus dengan spesifikasi yang lebih banyak.

g.      Penarikan Tenaga Kerja.

Penarikan adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan. Penarikan (recruitment) adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga kerja. Jika penarikan berhasil artinya banyak pelamar yang memasukkan lamarannya, peluang untuk mendapatkan karyawan yang baik terbuka lebar, karena perusahaan dapat memilih terbaik dari yang baik. Menurut pasal 1 Undang-Undang No 14 Tahun 1969, tenaga kerja adalah tiap orang yang mampu melakukan pekerjaan baik didalam maupun diluar hubungan kerja, guna menghasilkan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.

Proses Penarikan Karyawan Proses penarikan karyawan yang baik adalah sebagai berikut:

·         Penentuan Dasar Penarikan.

Dasar penarikan calon karyawan harus ditetapkan lebih dahulu supaya para pelamar yang memasukkan lamarannya sesuai dengan pekerjaan atau jabatan yang diminatinya.

Dasar penarikan harus berpedoman kepada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk menduduki jabatan tersebut. Job spesification harus diuraikan secara terperinci dan jelas agar para pelamar mengetahui kualifikasi yang dituntut oleh lowongan kerja tersebut. Misalnya, batas usia, pendidikan, jenis kelamin, dan kesehatan. Jika spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar dan pedoman penarikan, karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian pekerjaan dari jabatan atau pekerjaan tersebut.

·         Penentuan Sumber-Sumber Penarikan.

Setelah diketahui spesifikasi pekerjaan karyawan yang dibutuhkan, maka harus ditentukan sumber-sumber penarikan calon karyawan.

Sumber penarikan calon karyawan bisa berasal dari internal dan eksternal perusahaan.

a)      Sumber Internal.

Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja yang lowong diambil dari dalam perusahaan tersebut, yakni dengan cara memutasikan atau memindahkan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu.

b)      Sumber Eksternal

Sumber eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatan yang lowong dilakukan penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja diluar perusahaan, antara lain berasal dari:

1.        Kantor penempatan tenaga kerja.

2.        Lembaga-lembaga pendidikan.

3.        Referensi karyawan.

4.        Serikat-serikat buruh.

5.        Pecangkokan dari perusahaan lain.

6.        Pasar tenaga kerja dengan memasang iklan pada media massa.

·         Metode-Metode Penarikan.

Metode penarikan akan berpengaruh besar terhadap banyaknya lamaran yang masuk kedalam perusahaan.

Metode penarikan calon karyawan baru adalah metode tertutup dan metode terbuka.

a)      Metode tertutup adalah ketika penarikan hanya diinformasikan kepada para karyawan atau orang-orang tertentu saja.

b)      Metode terbuka adalah ketika penarikan diinformasikan secara luas dengan memasang iklan pada media massa cetak maupun elektronik, agar tersebar luas ke masyarakat. Dengan metode terbuka diharapkan lamaran banyak masuk sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang bagus lebih besar.

·         Kendala-Kendala Penarikan.

Agar proses penarikan berhasil, perusahaan perlu menyadari berbagai kendala yang bersumber dari organisasi, pelaksana penarikan, dan lingkungan eksternal. Kendala-kendala yang dihadapi setiap perusahaan tidak sama, tetapi umumnya kendala itu meliputi:

kebijaksanaan organisasi, persyaratan jabatan, metode pelaksanaan penarikan, kondisi tenaga kerja, solidaritas perusahaan, dan lingkungan eksternal.

h.      Seleksi Penerimaan Karyawan.

a)      Pentingnya Seleksi.

Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan perusahaan untuk memperoleh karyawan yang qualified dan kompeten yang akan menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan pada perusahaan. Cara Pelaksanaan seleksi harus dilakukan secara jujur, cermat dan objektif supaya karyawan yang diterima benar-benar qualified untuk menjabat dan melaksanakan pekerjaan.

b)      Dasar dan Tujuan Seleksi.

Dasar Seleksi.

Dasar Seleksi berarti penerimaan karyawan baru hendaknya berpedoman kepada dasar tertentu yang telah digariskan internal maupun eksternal perusahaan supaya pelaksanaan dan hasil seleksi dapat dipertanggungjawabkan baik secara hukum maupun ekonomis.

Dasar-dasar itu antara lain :

o   Kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

o   Job specification atau jabatan.

o   Ekonomis rasional.

o   Etika rasional.

Tujuan Seleksi Penerimaan Karyawan.

Seleksi penerimaan karyawan baru bertujuan untuk mendapatkan hal-hal berikut :

Karyawan yang qualified dan potensial.

o   Karyawan yang jujur dan berdisiplin.

o   Karyawan yang cakap dengan penempatannya yang tepat.

o   Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja.

o   Karyawan yang memenuhi persyaratan undang-undang perburuhan.

o   Karyawan yang dapat bekerjasama baik secara vertical maupun horizontal.

o   Karyawan yang dinamis dan kreatif.

o   Karyawan yang inovatif dan bertanggung jawab sepenuhnya.

o   Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi.

o   Mengurangi tingkat absensi dan turnover karyawan.

o   Karyawan yang mudah dikembangkan pada masa depan.

o   Karyawan yang dapat bekerja secara mandiri.

o   Karyawan yang mempunyai perilaku dan budaya malu.

i.        Penetapan Jumlah Karyawan.

Penetapan jumlah karyawan harus betul-betul diperhitungkan secara cermat supaya karyawa yang akan diterima tepat sesuai dengan volume pekerjaan. Metode Penetapan Karyawan ada dua yaitu:

Metode Nonilmiah.

Menurut metode nonilmiah, jumlah karyawan yang dibutuhkan hanya didasarkan atas perkiraan-perkiraan saja, bukan atas perhitungan yang cermat dari volume pekerjaan dan standar prestasi pekerja. Metode nonilmiah akan mengakibatkan jumlah karyawan yang diterima tidak sesuai dengan kebutuhan volume pekerjaan, sehingga menimbulkan kerugian.

Metode Ilmiah.

Menurut metode ilmiah, jumlah karyawan yang akan diterima betul-betul atas perhitungan dan analisis beban kerja serta standar prestasi pekerja.

j.        Cara Seleksi.

Cara seleksi yang dilaksanakan organisasi perusahaan maupun organisasi social dalam penerimaan karyawan baru sampai dewasa ini dikenal dengan dua cara yaitu nonilmiah dan ilmiah.

·         Nonilmiah.

Yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada criteria, standar, atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja. Seleksi nonilmiah kurang dapat dipertanggungjawabkan karena sering memperoleh karyawan baru yang tidak cakap menyelesaikan pekerjaanya bahkan menimbulkan kesulitan bagi perusahaan.

·         Metode Ilmiah.

Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi serta berpedoman kepada criteria dan standar tertentu.

k.      Kualifikasi Seleksi.

Penyeleksi harus mengetahui secara jelas kualifikasi yang akan diseleksi dari pelamar. Hal ini sangat penting supaya sasaran dicapai dengan baik. Tanpa mengetahui secara jelas kualifikasi seleksi akan mengakibatkan sasaran yang dicapai menyimpang.

Kualifikasi seleksi meliputi umur, keahlian, kesehatan fisik, pendidikan, jenis kelamin, tampang, bakat, tempramen, karakter, pengalaman kerja, kerjasama, kejujuran, kedisiplinan, inisiatif dan kreativitas.

l.        Sistem dan Prosedur Seleksi.

Sistem dan prosedur seleksi harus berasaskan efisiensi (uang, waktu, tenaga) dan bertujuan untuk memperoleh karyawan yang terbaik dengan penempatannya yang tepat.

Prosedur seleksi atau langkah-langkah pelaksanaan pelaksanaan seleksi perlu dilaksanakan dengan cermat dan berdasarkan asas efisiensi untuk memperoleh karyawan yang qualified dengan penempatan yang tepat.

m.    Langkah-Langkah Seleksi.

Langkah-langkah seleksi meliputi hal-hal sebagai berikut :

1)      Seleksi surat-surat lamaran.

2)      Pengisian blanko lamaran.

3)      Pemeriksaan referensi.

4)      Wawancara pendahuluan.

5)      Tes penerimaan.

6)      Tes Psikologi.

7)      Tes Kesehatan.

8)      Wawancara akhir atasan langsung.

9)      Memutuskan diterima atau ditolak.

n.      Tingkat-Tingkat Seleksi.

Untuk mendapatkan karyawan yang qualified dan penempatan yang tepat perlu dilakukan seleksi yang bertingkat-tingkat. Tingkat-tingkat seleksi yang dilakukan oleh perusahaan ada tiga tingkat, yaitu sebagai berikut:

·         Seleksi Tingkat Pertama.

Dalam seleksi tingkat pertama ini, hanya dilakukan secara teoritis saja sehingga kemampuan atau mental pelamar dalam mengerjakan pekerjaan yang akan ditugaskan kepadanya belum diketahui secara pasti. Untuk mengetahui hal tersebut dilakukan seleksi tingkat kedua.

·         Seleksi Tingkat Kedua.

Dalam seleksi tingkat kedua dilakukan seleksi atas calon karyawan yang berstatus masa percobaan. Caranya dengan mengamati, menilai mental, perilaku, dan kemampuan nyata calon karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan, serta kedisiplinan. Seleksi tingkat kedua lamanya ada yang 3 bulan, 6 bulan, atau 1 tahun.

·         Seleksi Tingkat Ketiga.

Seleksi tingkat ketiga adalah seleksi yang dilakukan dengan mengikuti prajabatan atau latihan yang diakhiri dengan ujian-ujian. Jika mereka lulus, maka mereka akan dipromosikan dan diangkat menjadi karyawan tetap serta haknya akan diterima sepenuhnya.

o.      Kendala-Kendala Seleksi.

Kendala-kendala itu, antara lain:

·         Tolok ukur.

Kendala tolok ukur adalah kesulitan untuk menentukan standar tolok ukur yang akan digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi seleksi secara objectif.

·         Penyeleksi.

Kendala penyeleksi adalah kesulitan mendapatkan penyeleksi yang benar-benar qualified, jujur dan objectif penilaiannya.

·         Pelamar.

Kendala pelamar adalah kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang jujur dari pelamar.

·         Penempatan, Orientasi, dan Induksi Karyawan.

1.      Penempatan Karyawan.

Penempatan (placement) karyawan adalah menempatkan calon karyawan yang diterima pada jabatan/ pekerjaan yang membutuhkannya dan sekaligus mendelegasikan authority kepada orang tersebut.

2.      Orientasi Karyawan.

Orientasi atau perkenalan bagi setiap karyawan baru harus dilaksanakan untuk menyatakan bahwa mereka betul-betul diterima dengan tangan terbuka menjadi karyawan yang akan bekerja sama dengan karyawan lain pada perusahaan itu.

3.      Induksi Karyawan.

Induksi karyawan adalah kegiatan untuk mengubah prilaku karyawan baru supaya menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan.