CARA PENANGANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

CARA PENANGANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

      A.    Cara Penanganan Data

            a.   Data Fisik.

Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.

            b.      Data Digital

Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik. Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan Direktorat pada Direktorat Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin Badan kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010, menjelaskan bahwa dengan Elektronik Record Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara (BKN) melakukan konversi dan migrasi takah (tata naskah) arsip kepegawaian dari file berbasis kertas menuju file berbasis elektronik. Konversi dan migrasi ini dilakukan dengan pemindaian (scaning), identifikasi (indexsing) serta pengelolaan (managing) terhadap file image dari hasil scaning terhadap file kepegawaian.

Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah kepegawaian akan memberikan manfaat terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM yang uptodate akan berguna dan efektif dalam memberikan informasi yang akuntable, autentik, transparansi informasi dan pertukaran informasi baik internal maupun eksternal bahkan lintas organisasi pemerintah (Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali data konvensional, maka perlu dicarikan penyelesaian permasalahan tersebut.

Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian permasalahan tersebut karena:

1.      Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.

2.      Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.

3.     Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.

4.  Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.

5.      Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lain-lain. Steganografi adalah suatu cara menyisipkan/ menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis dokumen seperti: gambar, audio, video, text atau file biner.

B.     Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kepegawaian.

Melaksanakan Administrasi Kepegawaian, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

            1.      Mengisi Buku Induk Pegawai.

            2.      Membuat DUK, R7/R6 (F-3) dan DSO (F-1,2) guru atau pegawai.

            3.      Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji Berkala Guru/Pegawai.

            4.      Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru atau Pegawai.

            5.      Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai.

            6.      Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian.

            7.      Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas.

            8.      Membuat Daftar Gaji.

            9.      Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan.

C.    Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Persuratan.

Melaksanakan Administrasi Persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

            1.      Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar.

            2.      Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar.

            3.      Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah.

            4.      Mengisi Buku Ekspedisi.

            5.      Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat.

            6.      Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan lainnya.

            7.      Membantu kelancaran administrasi sekolah.

            8.      Membuata Administrasi Bendahara.

            9.      Membuat Administrasi Kepegawaian.

            10.  Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah.